O kopiowaniu akt w nowoczesnej czytelni w Sądzie Rejonowym w Chrzanowie.

Dodano: 18-10-2012

Poniżej przedstawiamy regulamin czytelni akt sądowych w Chrzanowie.

Regulamin funkcjonowania czytelni akt 
Sądu Rejonowego w Chrzanowie

1. Czytelnia akt jest miejscem udostępniania do przeglądania akt ze wszystkich wydziałów Sądu Rejonowego w Chrzanowie za wyjątkiem  V Wydziału  Ksiąg Wieczystych oraz  IV Wydziału  Pracy - osobom do tego upoważnionym tj. stronom postępowania, pełnomocnikom, innym osobom uprawnionym. Czytelnia akt nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności.                                                              

2. Czytelnia akt znajduje się w Punkcie Obsługi Interesanta,  na parterze w  budynku  Sądu Rejonowego  w Chrzanowie Al. Henryka 23, pokój  8.   W czytelni wyznaczono 3 ponumerowane  stanowiska do przeglądania akt.

3. Czytelnia akt jest czynna:

a) poniedziałek – piątek : od godz. 8.00 do 15.00, ostatnia osoba przyjmowana jest do godz. 14.30

b) w poniedziałki w ramach dyżuru w godz.  od 15.00  do 17.30  - akta będą udostępniane w Sekretariatach Wydziału, ostatnia osoba przyjmowana jest do godz. 17.00.  

4. Czytelnię obsługuje pracownik  Punktu Obsługi Interesanta.  Pracownicy poszczególnych wydziałów będą pełnić dyżury w czytelni akt w następującej kolejności: I  Wydziału  Cywilnego, II Wydziału  Karnego oraz  III Wydziału  Rodzinnego i Nieletnich.

5. Akta  udostępniane są na podstawie list przygotowywanych przez Sekretariaty Wydziału, zawierające imię i nazwisko osoby, sygnaturę akt. Pracownik czytelni wydając akta,  potwierdza tożsamość  tej osoby, na podstawie przedstawionego przez osobę  dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości  zawierającego zdjęcie. Osoba, której udostępnia się akta, potwierdza ten fakt  złożeniem podpisu na  liście udostępnionych akt. Jeżeli zachodzą wątpliwości, co do tożsamości osoby lub jej prawa do wglądu do akt -  rozstrzyga je właściwy Sekretariat.

6. Sekretariat  weryfikuje uprawnienia osób do wglądu do akt.  Przygotowuje akta  do udostępnienia, wpisuje na listę akt  udostępnionych z danego Sekretariatu Wydziału  i  dostarcza akta do czytelni. Pracownik POI potwierdza odbiór akt dostarczonych z Sekretariatu Wydziału.  Przy zwrocie  akt  do Wydziału, pracownik Sekretariatu Wydziału  sprawdza stan akt i ich kompletność  oraz potwierdza ich odbiór z czytelni.

7. Jeżeli czytelnia dysponuje wolnymi miejscami, osoby zgłaszające się do Sekretariatu w celu przeglądnięcia akt kierowane są bezpośrednio do Czytelni, z jednoczesnym dostarczeniem akt do czytelni. W pozostałych przypadkach  uzgadnia się termin udostępnienia akt.

8. Zamawianie akt do wglądu odbywa się osobiście  lub telefonicznie w Sekretariatach Sądu:

I Wydział Cywilny: (32) 649-40-80

II Wydział Karny: (32) 649-40-20

III Wydział Rodzinny i Nieletnich: (32) 649-40-30

9. Przy zamówieniu akt sprawy do wglądu należy podać:

a) sygnaturę akt,

b) w przypadku spraw wielotomowych nr tomu,

c) nazwę wydziału,

d) imię i nazwisko/nazwę firmy/nazwę instytucji (oznaczenie strony postępowania lub pełnomocnika).

10. Akta można zamawiać na dzień, w którym składane jest zamówienie lub na inny termin. Jeżeli akta zamawiane są na dzień, w którym składane jest zamówienie, interesant informowany jest o godzinie,  w której zostaną one udostępnione. Jeżeli wgląd do akt ma nastąpić innego dnia, zamawiający ustala termin i godzinę z pracownikiem czytelni.

11. Osoby zainteresowane wglądem do akt sprawy przyjmowane są w kolejności zgłoszenia zamówienia akt.

12. Interesant może zamówić do wglądu więcej niż jedne akta, jednak przeglądane są one pojedynczo. W celu przejrzenia kolejnych akt,  interesant zwraca akta dotychczas przeglądane i pobiera kolejne akta od osoby obsługującej czytelnię.

13. Akta przekazywane z wydziałów do czytelni akt muszą być zszyte lub połączone inną techniką w sposób trwały, a karty w nich ponumerowane.

14. Osoba przeglądająca akta  z Wydziału Cywilnego w czytelni może korzystać z  własnego komputera przenośnego, aparatów cyfrowych i  innych urządzeń  -  w celu wykonania fotokopii akt.  Wykonanie kopii  akt sprawy prowadzonej w  II Wydziale  Karnym i   III Wydziale Rodzinnym i Nieletnich każdorazowo  wymaga  zgody  Sędziego, w tym celu należy złożyć pisemny wniosek ze wskazaniem  numerów stron.

15. O udostępnieniu akt sądowych innym osobom niemającym uprawnień procesowych decyduje Przewodniczący Wydziału, z którego akta pochodzą.

16. Pracownik czytelni akt  prowadzi:

a) terminarz czytelni akt,

b) kontrolkę akt udostępniania do wglądu w czytelni akt

17. Wnioski o sporządzenie kserokopii/ fotokopii  krs składa się w Dzienniku Podawczym tut. Sądu wraz  z uiszczoną opłatą. Wykonane kserokopie odbiera się  w  Sekretariacie   Wydziału,  której sprawa dotyczy lub drogą  pocztową  - według sposobu wskazanego we wniosku.

18. Przed skorzystaniem z czytelni akt, interesant zobowiązany jest :

a) okazać pracownikowi czytelni akt dokument potwierdzający jego tożsamość, zawierający zdjęcie,

b) odzież wierzchnią interesant ma pozostawić w miejscu wskazanym przez pracownika czytelni.

19. Na terenie czytelni zabronione jest:

a) korzystanie z telefonów komórkowych,

b) spożywanie posiłków i napojów,

c) dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt poza ich przeglądaniem.

20. Osoby korzystające z czytelni akt mają obowiązek:

a) zająć miejsce wskazane przez pracownika czytelni,

b) poszanowania udostępnionych akt,

c) zgłaszania wszelkich uszkodzeń akt pracownikowi czytelni akt

d) zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób,

e) złożenia podpisu w kontrolce akt udostępnionych do wglądu w czytelni akt, potwierdzającego udostępnienie akt do wglądu w danym dniu i godzinie oraz zapoznanie się z treścią niniejszego regulaminu.

f)  stosowanie się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag osoby obsługującej czytelnie akt.

21. W stosunku do osób naruszających zasady funkcjonowania Czytelni, pracownik Czytelni podejmuje stosowne  działania  adekwatne do zaistniałej sytuacji / słowne upomnienia, wezwanie do zwrotu akt  i opuszczenia Czytelni, telefoniczne wezwanie pomocy, wezwanie pomocy poprzez użycie przycisku alarmowego itp./. Każdy przypadek istotnego naruszenia zasad funkcjonowania Czytelni,  podejrzenie, że osoba  korzystająca z Czytelni dokonała na aktach czynności zabronionych, należy bezzwłocznie zgłosić Kierownikowi Oddziału Administracyjnego oraz Kierownikowi właściwego  Sekretariatu. Kierownik właściwego sekretariatu jest odpowiedzialny za natychmiastowe zainicjowanie działań mających na celu wyjaśnienie okoliczności oraz ewentualne zabezpieczenie zapisu z monitoringu Czytelni  przez Informatyka tut. Sądu, w każdym przypadku, gdy stwierdził lub zaistnieje podejrzenie naruszenia integralności  akt.

22. W celu podniesienia poziomu ochrony akt sądowych w Czytelni zainstalowano system monitoringu utrwalający obraz osób podczas przeglądania akt. System monitoringu służy do zabezpieczenia materiału dowodowego wobec osób, które podczas przeglądania akt dopuściłyby się czynności niedozwolonych. Nadzór techniczny na funkcjonowaniem monitoringu sprawuje Informatyk tut. Sądu. Dostępność  zapisu monitoringu utrzymywana jest przez okres 2 miesięcy, po tym czasie zapis jest automatycznie kasowany  i nagrywany.  W przypadku konieczności zabezpieczenia zapisu jako materiału dowodowego, wykonuje się kopie zapasowe odpowiednich fragmentów zapisu na zewnętrznych nośnikach danych bezpośrednio po zaistniałym zdarzeniu. Kopie są nośnikiem danych osobowych  i podlegają obowiązkowej ewidencji  jako zbiór danych osobowych przetwarzanych w Sądzie Rejonowym w Chrzanowie. Nośniki i kopie są wyraźnie oznaczone w sposób gwarantujący ich identyfikację. Zgromadzone  kopie zapisu monitoringu są okresowo oceniane pod kątem ich dalszej użyteczności, a w przypadku,  gdy dalsze ich przechowywanie nie jest celowe, zapis jest skutecznie kasowany.

23. Nadzór nad właściwym funkcjonowaniem czytelni sprawuje Kierownik Oddziału Administracyjnego.

link do artykułu: http://www.chrzanow.sr.gov.pl/?c=mdTresc-cmPokazTresc-360-285