E-PROTOKÓŁ już niedługo stanie się normą.

Dodano: 03-09-2012

Elektroniczna rejestracja przebiegu rozpraw już wkrótce stanie się nową formą dokumentowania rozpraw w sądach cywilnych w Polsce. Zastąpi tradycyjny model, w którym sędzia, na bieżąco analizując przebieg posiedzenia, dyktuje kolejne zapisy protokolantowi.

Obecnie tak powstaje protokół rozprawy, który po jej zakończeniu jest drukowany, następnie podpisywany przez sędziego i protokolanta, i w takiej formie trafia do akt sprawy. Z chwilą wprowadzenia systemu cyfrowego, w sądach wyposażonych w niezbędny sprzęt i oprogramowanie, przebieg posiedzeń będzie utrwalany wyłącznie w formie dźwiękowego lub wideo-dźwiękowego zapisu. Papierowa forma protokołu zostanie zredukowana do postaci zwięzłych, czasami lakonicznych opisów odnoszących się do najważniejszych etapów posiedzenia. Jego skrótowy kształt (tzw. protokół skrócony) będzie pełnił przede wszystkim rolę spisu treści posiedzenia, który pozwoli, w późniejszych etapach postępowania na łatwiejsze i szybsze odnalezienie kluczowych fragmentów nagrań.

Odtąd w sprawach, w których będzie sporządzony tzw. protokół elektroniczny, będą istniały dwie formy akt sprawy – wzajemnie uzupełniające się: tradycyjna - obejmująca wszystkie pisma procesowe stron postępowania, zarządzenia przewodniczącego oraz elektroniczna - będąca zapisem przebiegu rozpraw. Te zmiany niewątpliwie przyczynią się do skrócenia czasu trwania posiedzeń, a w konsekwencji całych postępowań sądowych. 

Nie zmienią się natomiast ogólne zasady gwarantujące stronom postępowania dostęp do akt w ich pełne treści z tą różnicą że protokoły, w nowej formie, będą dostępne niemal wyłącznie w formie elektronicznej. Umożliwią odsłuchanie lub w niektórych sytuacjach także obejrzenie całego przebiegu poszczególnych rozpraw.

Z uwagi na konieczność wyposażenia sądów w niezbędny sprzęt i oprogramowanie,  w pierwszej kolejności nowe zasady dokumentowania przebiegu posiedzeń będą wprowadzone do sądów apelacyjnych. Następnie, w ramach poszczególnych apelacji, będą trafiały do sądów okręgowych.

Spodziewane jest, że zmiana przepisów kodeksu postępowania cywilnego w zakresie protokołów rozprawy  (art. 157 i 158 k.p.c.) oraz nowe rozwiązania techniczne wpłyną na przyspieszenie i zwiększenie efektywności orzekania, przełożą się na lepsze sprawowanie wymiaru sprawiedliwość, zadowolenie stron postępowania i lepsze postrzeganie polskiego wymiaru sprawiedliwości. Informatyzacja sądów wprowadza Polskę do grona państw nowoczesnych, technologicznie rozwiniętych i przyjaznych obywatelowi. Nowe rozwiązania przyczynią się do zmiany dotychczasowego, tradycyjnego modelu biurowości sądowej, zaś gromadzenie, przeszukiwanie danych stanie się łatwiejsze i szybsze.

Nowoczesna metoda protokołowania umożliwi załatwienie w ciągu jednej sesji większej niż obecnie ilości spraw. Jak pokazują doświadczenia państw, które wprowadziły elektroniczną rejestrację rozpraw po pełnym wprowadzeniu systemu rejestracyjnego czas postępowania skrócił się o ok. 1/3.

Metoda ta pozwoli też uzyskać dosłowny zapis wypowiedzi (zeznań) uczestników postępowania nie powodując spowolnienia postępowania. Oczywistym bowiem jest, że czas niezbędny, by sporządzić zapis jest kilkakrotnie dłuższy niż sama swobodna wypowiedź (gdyby jej nie przerywać).

Dzięki elektronicznej rejestracji przebiegu rozpraw będzie można uniknąć konieczności przerywania, interpretacji i skracania przez sędziego dłuższych wypowiedzi stron postępowania, ich pełnomocników oraz świadków w celu sporządzenia zapisów do protokołu. W konsekwencji same wypowiedzi uczestników będą miały także bardziej płynny i spójny charakter, pozbawiony stresu związanego z przerywaniem. Ograniczy to ilość bodźców naturalnie wywołujących u wielu uczestników procesu silne emocje i napięcia. Brak dyktowania powoduje większą płynność i swobodę wypowiedzi świadków i stron. 

Obecnie nawet protokolant z dużym doświadczeniem nie jest w stanie pisać przez dłuższy czas z prędkością swobodnej mowy, co powoduje, że konieczne jest przerywanie przesłuchiwanemu swobodnej wypowiedzi. W praktyce sędzia dyktując treść protokołu modyfikuje i skraca padające na sali rozpraw wypowiedzi, co może siłą rzeczy prowadzić do przeinaczeń. Nowe narzędzia wyeliminują takie sytuacje. Wyeliminują również częsty problem dotyczący zarzutów ze strony uczestników postępowania, że wypowiedzi ich lub świadków zostały w protokole zniekształcone lub pominięte w trakcie dyktowania przez sędziego protokolantowi treści protokołu.

Istotnie, obecnie może zdarzyć się, że pozornie klarowne, uporządkowane zeznania są wynikiem sposobu zapisania ich przez protokolanta (podyktowania, skrócenia przez sędziego).  
Wprowadzenie e – protokołu wpłynie zatem również na poprawę rzetelności  zapisu przebiegu rozprawy, poprawi stopień jego przydatność dla oceny wiarygodności zeznań, jakie miały miejsce na rozprawie.

W zakresie najpełniejszego i najwierniejszego odzwierciedlenia przebiegu czynności szczególne znaczenie ma zapis wideo, w szczególności dotyczy to zeznań świadków. Możliwość oceny przez sędziego wiarygodności świadka wzrasta bowiem niepomiernie, gdy sędzia ma do dyspozycji również zapis wideo, oddający mimikę, gesty, sposób wypowiadania się przez świadka.  Nadto strony poinformowane o nagrywaniu bardziej kontrolować będą swoje emocje i ważyć znaczenie swych słów. Pełna jawność rozprawy połączona z jej rejestracją zwiększy dyscyplinę na sali rozpraw. Strony i świadkowie mając świadomość, że każde ich słowo jest nagrywane będą bardziej odpowiedzialni za treść składanych wypowiedzi i sposób swojego zachowania.

Protokół elektroniczny stanowić będzie pełne urzeczywistnienie zasady jawności postępowania i siłą rzeczy spowoduje, że znikną kontrowersje co do rzeczywistego przebiegu rozprawy. Zniknie również problem sprostowania protokołu, jak i problem dokładnego utrwalenia wypowiedzi stron i zeznań świadków.

W przypadku utrwalenia przebiegu rozprawy przez zapis audio lub audio-video spowoduje niemożność składania wniosków o sprostowanie protokołu. Utrwalenie przebiegu całej rozprawy spowoduje także, że strony nie będą mały podstaw do składania nieuprawnionych wniosków o wyłączenie sędziego.

Wprowadzenie protokołu elektronicznego zmierza do poprawienia komfortu i uproszczenia pracy sędziego. Sędzia czuwa nad przebiegiem całej rozprawy i dba, by protokół odzwierciedlał rzeczywisty przebieg rozprawy. Dzięki protokołowi elektronicznemu odpadną dwie bardzo absorbujące uwagę sędziego czynności: dyktowanie protokolantowi treści składanych oświadczeń i zeznań oraz kontrola zgodności zapisu dokonywanego przez protokolanta z treścią wypowiedzi składanych w toku rozprawy.

Dzięki brakowi konieczności dyktowania protokołu sędzia będzie mógł skupić się na rozprawie, dbać o płynność jej przebiegu i merytoryczną treść. Sprawy techniczne zostaną przekazane protokolantowi. Techniczne czynności protokolanta sprowadzać się będą do włączenia i wyłączania zapisu, sporządzania adnotacji w protokole elektronicznym i wygenerowaniu protokołu uproszczonego. W czasie nagrywania nie będzie zachodziła konieczność włączania bądź przełączania kamer czy mikrofonów. Urządzenia będą tak rozmieszczone i skonfigurowane, by nie zachodziła konieczność ingerencji ze strony sędziego lub protokolanta.

Po zakończeniu rozprawy sędzia może odtworzyć przebieg całej rozprawy lub dowolnej jej części na swoim komputerze. Będzie mógł ponownie przeanalizować nie tylko samą treść składanych zeznań świadków i stron, ale także ich zachowanie na sali rozpraw.

Po sporządzeniu zapisu przebiegu rozprawy, w przypadku konieczności zmiany sędziego referenta, nowy sędzia będzie mógł odtworzyć sobie rzeczywisty przebieg rozprawy. Odtworzenie zapisu audio-video pozwoli sędziemu lepiej przygotować się do prowadzenia nowo objętej sprawy. Sędzia będzie mógł prześledzić całość postępowania i zapoznać się także z wypowiedziami, które obecnie nie są protokołowane, będzie mógł zobaczyć jak zachowywali się świadkowie w czasie zeznań, co z kolei może przełożyć się na prawidłową ocenę ich wiarygodności. W dotychczasowym protokole pisemnym nowy sędzia miał do dyspozycji zapis podyktowany przez dotychczasowego sędziego prowadzącego sprawę, który ze swej istoty nie mógł odzwierciedlać w pełni rzeczywistego przebiegu rozprawy. Nagrywanie rozpraw ten problem całkowicie niweluje.

link do artykułu: http://ms.gov.pl/pl/e-protokol/